少しのポイントで劇的に変わる!見やすい資料の作り方


会議の資料やお客様へのプレゼンの資料、ポスターやカタログの作成、他にも「文字や画像を並べて資料を作る」ことや「見る」ことは、結構身近にあると思います。
でも、どこか変だな。なんか読みづらいな。ということはありませんか?

私は今現在、社内でカタログなどの作成を担当しているのですが、よくここを少し変えるだけで、すっごく見やすいきれいな資料になるのになと思うことがあります。
しかも、一般的にセンスがある、と言われている方にもこういった間違いがちらほらあります。むしろ、センスでカバーできてしまっているので「なんだかきれい」でも「文章と考えると読みづらい」事態が発生します。

今回は、資料作成の基本の基本をお伝えします。

ダメな資料とは

根本的にですが、作っている本人が見にくい資料と気づいていない場合が多いです。
どういった資料がだめなのか?まずはこちらをご覧下さい。

極端な例ですが、こちらを簡単に添削すると・・・

こうなります。
まずは文字のフォントがバラバラです。大きさも、位置も、何もかもがバラバラです。

この場合
このフォントいいなぁ!こっちも目立つかも!いっぱい使いたいから使っちゃお!
→フォントの種類が増えすぎて何が見出しで、何が重要なのか分からなくなる
という訳です。

修正ポイントは?

先ほどの資料を手直ししていきましょう。
次のことに気を付けて修正していくといいでしょう。

Point フォント(文字)の種類のルールを決める
 フォントの大きさのルールを決める
 文字や写真をそれぞれの端を揃える

1.フォントの種類のルールを決める

ルールを作ることによって、途中で迷ったり寄り道をすることがなくなります。

 タイトルのフォント
 本文のフォント
 注目させたい文字

おおきくはこの3つを決めておきます。全て同じでももちろんOKです。
注目させたい文字については、フォントの種類を変更するのも良いですし、色やアンダーラインなどで区別するのも良いですね。
何を、どう伝えたいかで決めていきましょう。

2.フォントの大きさのルールを決める

タイトルの文字の大きさ、本文の文字の大きさ、それぞれを決めていきます。
タイトルに関しては、最初に来る大きな見出し(大見出し)と各章や項目別にくる、大見出しよりは小さな見出し(小見出し)、小見出しもいくつか段階をつくるのであればその数分のサイズを決めておきましょう。

3.文字や写真をそれぞれの端を揃える

この「端を揃える」ができていない資料をよく見るのですが、まずは最低限文字の始まりを揃えてみましょう。それだけで、まとまった印象がでてきます。
文章の内容にもよりますが、本文の文章もきれいに四角になるようにすると、よりまとまります。
使用ソフトによりますがWordなどの文書作成ソフトでしたら、文章の始まりが勝手に揃ってくれていますね。
逆に、イラストレーターなどの自由度の高いソフトは、デザインを極めることもできますが、気を付けないと崩れたレイアウトになってしまいます。

イラストレーターの場合
文章を書きたいエリアに図形(四角など)を作成し、エリア内文字ツールで図形をクリックすると、描いた図形内に文字が入力できます。
段落設定の「均等配置」を選択すれば、文字がきれいに収まってくれます。
(文字ツールで枠を作ることもできますよ)

修正した資料はこんなに見やすい

以上のことに気を付けて資料を作り直しました。

いかがでしょう。簡単に文字を並べただけなに、すっきりと読みやすい資料になりませんでしたか?
注意した点はこちらになります。

たったこれだけに注意して描いただけでも、こんなにも差ができます。
これを元に、色をつけたり(色も多すぎるとうるさくなるので、数色にしぼって)太字にしたり、伝えたい内容をより伝えやすくしていきます。

まとめ

資料作成にセンスうんぬんは関係有りません。知っているかどうかなだけです。
このようにルールを決めることはめんどくさいと思うかもしれませんが、一度決めてしまうと後々迷うことはありませんし、なにより読みやすいです。資料の読みやすさって、とても重要になってきますので、ぜひ参考にしてください。

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2018年11月21日その他まとめ方, デザイン, 書き方, 見やすい, 資料

Posted by chanu